برنامه ریزی استراتژیک در آموزش عالی
تالیف: علی شیرازی
رییس کمیته بهره وری، نظام پیشنهادها و تکریم ارباب رجوع
مرداد 1385
برنامه ریزی استراتژیک
تعاریف و مفاهیم
مینتزبرگ (1972
و 1978) استراتژی را الگوی جریانی از اَعمال (stream of actions) تعریف میکند. جَک وِلش، رییس پرآوازه شرکت جنرال
الکتریک، میگوید: "استراتژی تلاشی برای درک وضعیت موجودتان در جهان امروز
است (نه اینکه آرزو دارید یا امیدوارید که کجا باشید)، و سپس تعیین اینکه در آیندهای مشخص میخواهید کجا باشید." به
عبارت دیگر، استراتژی ارزیابی واقعی رسیدن از اینجا به آنجاست. چندلر (1962) جزء
اولین افرادی بود که استراتژی را به برنامه ریزی ربط داد. او برنامه ریزی استراتژیک را "تعیین اهداف
زیربنایی سازمان و بکارگیری الگوها و روشهای عملیاتی و تخصیص منابع مورد نیاز برای
تحقق این اهداف" تعریف میکند.
اَنساف نیز
تاثیر بسزایی در توسعه مفهوم استراتژی داشت. کتاب وی تحت عنوان "استراتژی
شرکت" (1965) اولین تلاش برای شکل دهی یک روش تحلیلی کلی برای حل تمام مشکلات
استراتژیک یک سازمان بود. او در دهه 1970 واژه "مدیریت استراتژیک" را به
فرهنگ لغت مدیریت اضافه کرد. او و همکارانش در کتابی تحت عنوان "از برنامه
ریزی استراتژیک تا مدیریت استراتژیک"، برنامه ریزی استراتژیک را دارای نقائصی
دانست، از جمله اینکه در برنامه ریزی استراتژیک تعبیر رابطه خطی بین سازمان و
محیطش ساده انگاری است. در عوض او از واژه مدیریت استراتژیک استفاده کرد و آن را یک
فرآیند پیچیده اجتماعیِ پویا جهت انطباق دهی استراتژی با واقعیات سازمان توصیف کرد.
گلاک و دیگران (1982)، مدیریت استراتژیک را "یک فرآیند یا سیستم مدیریتی
که برنامه ریزی و تصمیم گیری استراتژیک را به مدیریت عملیات روزمره پیوند میدهد"
تعریف میکنند. این فرآیند شامل تعیین اهداف، تحلیل محیط، طراحی استراتژی، ارزیابی
استراتژی، اجرای استراتژی و کنترل استراتژی میگردد (شِنِدل و هوفر، 1979).
برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاهها
الف. تاریخچه برنامه ریزی استراتژیک در
آموزش عالی
مفهوم استراتژی
در مراکز آموزش عالی با حدوداً دو دهه تاخیر نسبت به بخش صنعت و تجارت در اواخر
دهه 1970 آغاز گردید. کِلِر با چاپ کتاب Academic Strategy: The Management Revolution
in American Higher Education در سال 1983اولین قدم
برای به کارگیری مفهوم استراتژی در دانشگاهها را برداشت. پترسون و کوپ همزمان با کِلِر
دیدگاههای خود را نسبت به برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاهها به چاپ رساندند. به
عنوان مثال، پترسون (1980) چهار عنصر اصلی برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاهها را
این چنین بر میشمارد:
الف: ارزیابی محیط جهت شناسایی روندها یا تغییرات احتمالی
در محیط و پی آمدهای آن برای دانشگاه،
ب: ارزیابی دانشگاه برای شناسایی نقاط قوت و ضعف، مشکلات و
قابلیتهایش،
ج: ارزیابی ارزشها (بررسی ارزشها و ایدههای گروههای ذینفع
و مسؤولیتهای دانشگاه نسبت به این گروهها و جامعه)، و
د: تدوین برنامهای جامع برای شکل دهی الگو، طرح و یا جهت
دانشگاه براساس یافتههای سه عنصر اول.
در دو دهه اخیر،
نویسندگان بسیاری تلاش کردهاند برنامه ریزی استراتژیک را در آموزش عالی تعریف
کنند. کوپ (1987) با ترکیب عناصر مشترک این تعاریف، برنامه ریزی استراتژیک را این
چنین تعریف کرده است:
... یک سیستم باز برای سکانداری یک سازمان در
آبهای متلاطم محیط. برنامه ریزی استراتژیک، رفتار مبتنی بر حل مسائل با شاخصه عملگرایی است که با تمرکز بر شرایط محیطی
تلاش میکند راههایی برای کسب موقعیت مطلوب در رقابت مستمر برای تامین منابع پیدا
کند. هدف اصلی استراتژی، موفقیت در تحقق رسالتش است، و اینکه آینده دانشگاه را با
تغییرات پیش بینی شده در محیط پیوند دهد، بطوریکه سرعت تامین منابع... سریع تر از
هزینه منابع باشد.
ب. مدلهای استراتژی
صاحبنظران و
نویسندگان مدیریت مدلهای استراتژی گوناگونی را ارایه دادهاند که هر کدام شباهتها
و تفاوتهایی با دیگر مدلها دارند. چافی (1985) با استفاده از تعاریف مختلف
استراتژی، این مدلها را به سه دسته تقسیم کرده است که در اینجا بطور مختصر به آنها
اشاره میشود.
اولین مدل
استراتژی، مدل استراتژی خطی است. این مدل خطی که با تعریف چندلر از
استراتژی نزدیک است بر برنامه ریزی متمرکز است. بر اساس این مدل، استراتژی شامل
یک سری تصمیمات، اَعمال یا برنامههایی است که سازمان را به اهدافش میرساند.
اهداف و روشهای دستیابی به آنها ناشی از تصمیمات استراتژیک است. واژههای مرتبط با
مدل خطی شامل برنامه ریزی استراتژیک، طراحی استراتژی و اجرای استراتژی است. فرضیههای
اصلی این مدل اینگونه مطر ح میشود که اجزاء سازمان بایستی پیوندهای محکمی (tightly coupled) به یکدیگر داشته باشد، محیط سازمان
نسبتاً قابل پیش بینی است، سازمان به میزان کمی تحت تاثیر محیطش است، و اینکه
سازمان اهدافی دارد و تحقق این اهداف مهمترین پی آمد استراتژی است.
مدل دوم، مدل
انطباقی استراتژی است. این مدل بر اساس تعریفی است که هوفر (1973) از استراتژی
ارایه نموده است: " استراتژی رابطه
منطقی بین فرصتها و خطرات موجود در محیط، قابلیتها و منابع سازمان برای بهره گیری
از این فرصتهاست". محیط اهمیت کلیدی در
مدل انطباقی استراتژی دارد. سازمان بایستی بطور مستمر محیط خود را ارزیابی کند و از
قابلیتهای درونی سازمان برای پاسخگویی به تغییرات و انتظارات محیط استفاده کند.
فرضیههای اصلی این مدل اینست که سازمان و محیطش خیلی نسبت به یکدیگر باز هستند و
شدیداً تحت تاثیر یکدیگرند. در این مدل، سازمان بایستی به عوض عکس العمل نسبت به
تغییرات محیط به همراه آنها تغییر کند.
مدل سوم، مدل
تعبیری استراتژی، از این ایده سرچشمه میگیرد که رابطه سازمان و محیط پیچیده
تر از برداشت مدل انطباقی استراتژی است. مدل تعبیری استراتژی بر اساس یک قرارداد
اجتماعی است نه یک دیدگاه ارگانیسمی از سازمان. در این مدل، استراتژی "یک استعاره
یا الگوی رجوعی است که کمک میکند افراد و
گروههای ذینفع در سازمان، سازمان و محیطش را درک کنند." بر این اساس، ذینفعان سازمان برانگیخته میشوند که منطبق با انتظارات
برای دستیابی به نتایج مطلوب سازمانی رفتار کنند. این مدل به موازات توجه به مفهوم
فرهنگ سازمانی مطرح شده است. فرضیههای اصلی مدل تعبیری استراتژی اینست که سازمان یک سازه یا سیستمی اجتماعی
باز است و کارکرد آن مبتنی بر مجموعهای از توافقهای داوطلبانه بین افراد است.
چافی با شناسایی
و ارایه این سه مدل توانسته است که مفهوم استراتژی را در سازمانهای آموزش عالی
کاربردی کند. حال برای اینکه بتوان استراتژی مناسبی برای این سازمانها انتخاب کنیم
لازم است ویژگیهای اصلی آنها (دانشگاهها)
را بررسی کنیم.
ج. کاربرد مدلهای برنامه ریزی استراتژیک
در دانشگاهها
دانشگاه امروز همانند دوران گذشته، یک سیستم اجتماعی تلقی
میشود که دانش مهمترین محصول و فعالیت آن است. در دانشگاهها، دانش کشف، حفظ،
بهینه، منتقل و استفاده میشود. ویژگی دیگر این سازمانها اینست که رشتههای دانش
در مرکز توجهند. رشتههای دانش همانند بلوکهای ساختمانی دانشگاههاست که بدون
نهادینه کردن این رشتهها، دانشگاه نمیتواند موجودیت پیدا کند. این اصل منجر به
شکل گیری ساختار مشخصی در این سازمانها میشود. گسستگی در این سازمانها زیاد دیده
میشود. هرجا که در یک دانشگاه نگاه کنیم واحدهای تخصصی وجود دارند که پیوند سستی
(loosely coupled)
با یکدیگر دارند.
دو مکانیزم که
در ساختار تفکیک شده دانشگاهها خیلی مهماند عبارتند از: 1) تقسیم فعالیتهای
سازمان به یک سری اجزاء یا برنامههای استاندارد از پیش تعیین شده و کاملاً جدا از
یکدیگر که نیاز به هماهنگی بین وظایف واحدها را به حداقل میرساند و خودمختاری
متخصصان برای انجام وظایفشان را به حداکثر میرساند، و 2) استانداردسازی مهارتها و دانش
که از طریق تحصیلات متخصصان و برقراری ارتباطات و همگرایی با همکاران و همقطاران
صورت میگیرد. تحصیلات طولانی مدت متخصصان و ارتباط با همکاران، روشهای استاندارد
و هنجارهای حرفهای را تقویت میکند. دیگر ویژگی اساسی در دانشگاهها پخش قدرت تصمیم گیری است. در سازمانی که فرآیندهای
تولید دانش بر است، تمرکز زدایی اجتناب ناپذیر است. به علاوه، در سازمانی که
ساختار شدیداً تفکیک شده دارد، قدرت تصمیم گیری بین تعداد زیادی واحد و بازیگر پخش
میشود. بنابراین، دانشگاه به یک سیستم فدرالی تبدیل میشود: " گروهها و
دانشکدههای نیمه خودمختار که همانند مناطق خودمختار رفتار میکنند و منافع شخصی
مشخصی را دنبال میکنند و خود را در مقابل اختیارات راس هرم سازمانی قرار میدهند
(کلارک، 1983)."
دیگر ویژگی دانشگاهها نوآوری است. اما این
نوآوری عمدتا از نوع انطباق پذیری تدریجی است که در طول زمان میتواند به تغییرات
فراگیر و تاثیرگذاری عمیق منجر شود. تغییرات بزرگ، ناگهانی و جامع در دانشگاهها به
ندرت رخ میدهند، زیراکه گسستگی وظایف و پخش قدرت، اجرای اینگونه تغییرات را بسیار
دشوار میکند.
از آنچه که رفت
روشن است که فرضیههای اصلی مدل خطی استراتژی کاربرد سودمندی در دانشگاهها ندارند.
دانشگاهها ساختارهای بسیار گسستهای دارند و محصول فیزیکی تولید نمیکنند. آنها در
عوض دانش – محورند. مضافاً اینکه فرآیند
تفکیک وظایف و استانداردسازی مهارتها و دانش، تغییر در بازار و محصول دانشگاهها را
بسیار دشوار میکند. با وجود این عدم تناسب بین استراتژی خطی و محیط آموزش عالی،
بسیاری از دانشگاهها از این مدل برای طراحی استراتژی خود استفاده میکنند.
مدل انطباقی
استراتژی متداولترین مدل در توصیف استراتژی در دانشگاههاست. در عین حال، دانشگاهها
برخلاف فرضیه اصلی این مدل، رابطه خیلی بازی با محیطشان ندارند. نهادینه شدن دانش
در این سازمانها تا حدودی واحدهای مختلف را از محیط خارجی جدا میسازد. تفکیک
فعالیتها به برنامههای درسی ایجاد تغییر را نیز بسیار دشوار میسازد. استفاده از
این مدل استراتژی با توجه به واقعیات کارکردی دانشگاهها ممکن است به طور مطلوب
پاسخگوی نیازهای استراتژیک آنها نباشد.
در میان مدلهای
سه گانه فوق، به نظر میرسد که مدل تعبیری استراتژی تناسب بیشتری با ماهیت
دانشگاهها داشته باشد. برخی از ویژگیهای دانشگاهها این مهم را ضروری میسازد که
انگیزه ایجاد کرد و تعامل و روابط درونی و برونی را بهبود بخشید. سوال کلیدی در این
بحث در اینجاست که چگونه در ساختار گسسته و فدرالی دانشگاهها، انگیزه برای تغییرات
رفتاری و توافق سازمانی ایجاد کرد؟
د. به سوی برنامه ریزی استراتژیک در
دانشگاهها
صاحبنظرانی که
به روشهای برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاهها پرداختهاند اکثراً در این متفق
القولاند که فرآیند تحلیل برنامه ریزی بایستی شامل سازمان و محیطش باشد. مضافاً
اینکه بایستی در نظر داشت که نامعلومی و عدم امکان کنترل متغیرهای محیطی از ویژگیهای
این برنامه ریزی است. لذا، برنامه ریزی اصطلاحاً کتابی و فرموله شده نمیتواند در
دانشگاهها مؤثر باشد. به عنوان مثال، سطوح تخصصی در فعالیتهای آکادمیکی و روش
سازماندهی فعالیتها سد بزرگی برای ایجاد یک سیستم اطلاعاتی مرکزی و جامع در
دانشگاههاست. این در حالیست که وجود این چنین سیستمی از ضرورتهای برنامه ریزی
استراتژیک در سازمانها محسوب میشود.
دانشگاهها با
بازیگران متفاوتی، از جمله سازمانهای دولتی، دانشجویان، کارکنان، واحدهای هماهنگ
کننده و کمیتههای ارزشیابی، که بعضاً اهداف و انتظارات متفاوتی از دانشگاهها
دارند روبرویند. هر کدام از این بازیگران پایههای قدرت خود را دارند. مدیران و
برنامه ریزان دانشگاهها میتوانند تلاش کنند با این بازیگران تعامل داشته باشند،
اما نمیتوانند آنها را کنترل کنند. لذا، میزان کنترل دانشگاهها بر عوامل محیطی
بسیار محدود است. متشابهاً، ویژگیهای دانشگاهها موجب میشود که برنامه ریزان
دانشگاهی نتوانند استراتژیهای کنترل سلسله مراتبی سنتی را در مورد متخصصان حرفهای
اِعمال کنند. بنابراین، دانشگاهها کنترل چندانی بر محیط درونی خود نیز ندارند.
بی شک، برنامه
ریزی مبتنی بر نامعلومی و عدم کنترل، مهمترین بحث در تدوین و اجرای استراتژی
دانشگاهها محسوب میشود. لذا، مدلهای برنامه ریزی که مطرح میشوند با عنایت به این
واقعیات در دانشگاهها بر انعطاف پذیری تاکید میکنند. انعطاف پذیری را میتوان
قابلیت انطباق پذیری با شرایط غیرقابل پیش بینی و یا تغییرات تعریف کرد. انعطاف
پذیری تلاش در جهت ارایه پاسخهای مناسب در مقابل نامعلومی و عدم توانایی در کنترل
عوامل است. بنابراین، یکی از مهمترین وظایف برنامه ریزان دانشگاهها طراحی و
استفاده از ابزاری است که بتوانند انعطاف پذیری را میسر سازند. یکی از این ابزار،
تفویض تصمیم گیریها به افرادی است که به جزئیات محیط کاری خود آگاهی دارند. تفویض
تصمیم گیری سطح اطلاعات در کل سیستم و قابلیت سازمان را در عکس العمل به شرایط جدید
و غیرقابل پیش بینی افزایش میدهد.
دومین ویژگی
برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاهها، روش تصمیم گیری در آنهاست. در دانشگاهها،
بسیاری از تصمیمات فقط توسط متخصصان حرفهای اتخاذ میشود. این تصمیمات بسیاری از
عرصههای آموزش و تحقیق را شامل میگردد. در تمام عرصههای دانش تخصصی، تصمیم گیری
در مورد چه و چگونگی بررسیها و تحلیلها و
چه و چگونگی آموزش و تحقیق تحت سرپرستی متخصصان آکادمیک است. به همین خاطر است که
خودمختاری حرفهای در دانشگاهها از اهمیت بسزایی برخوردار است و دانشگاهها
"سیستمهای با پیوند سست" (ویک، 1976) و یا "بوروکراسیهای حرفهای"
(مینتزبرگ، 1979) توصیف شدهاند. بنابراین،
میتوان نتیجه گیری کرد که "جزئی نگری" در برنامه ریزی دانشگاهها یک ویژگی است. دانشگاهها
مجموعهای از بازیگران و واحدهایند، نه سازمانی با چشمانداز جامع و یک سری
ارزشهای مشترک. در برنامه ریزی دانشگاهها، مدلهای برنامه ریزی مورد توجه قرار
گرفتهاند که که فرضیه اصلی آنها جزئی نگری است: برنامه ریزی مرحلهای، برنامه
ریزی سایبرنتیک، برنامه ریزی گویا (communicative)، برنامه ریزی داد و ستدی، برنامه
ریزی مدافعهای (advocacy)، و برنامه ریزی مشارکتی. در تمام این مدلهای برنامه
ریزی، اصل وجود دیدگاهها و نظرات متفاوت است و برنامه ریزان بایستی از طرق مختلف،
از جمله سازش و چانه زنی، تفویض تصمیم گیری، دیالوگ، جدال بر سر مواضع و یا همکاری
بین بازیگران، تصمیماتی اتخاذ کنند که توافق و حمایت بازیگران بیشتری را جلب کند.
از این دیدگاه، برنامه ریزی اغلب از انسجام کافی برخوردار نیست. این در حالیست که
وظیفه اصلی برنامه ریزی استراتژیک، انسجام بخشی به تصمیمات مختلف در دانشگاه است.
اگر سازمانی بخواهد در مورد آینده اش تصمیم گیری کند بایستی تصویر متمایز و قابل
شناسایی از خود ترسیم کند که حداقل برخی از ارزشهای مشترک در آن ارایه داده شده
باشد. در برنامه ریزی استراتژیک، این وظیفه با تدوین رسالت (mission) انجام میشود. رسالت دانشگاه، بیان تحقق
اهداف کلی آن در پاسخ به حمایت و انتظارات جامعه است. طراحی رسالت، تصمیم گیری در
مورد مشتریان، کارکردها، مسؤولیتها و تعهدات سازمانی است. پیترسون (1980)، رسالت
را "تصمیم گیری در مورد ارزشهای بنیادین سازمان" تعریف میکند.
تصمیم گیری در
مورد ارزشهایی که یک سازمان بر میگزیند نباید حق ویژه برنامه ریزان تلقی شود. ویژگیهای اصلی دانشگاهها و مدلهای رایج تصمیم
گیری در آنها این را روشن میسازد که این نوع تصمیمات بایستی حاصل مشورت و
فرآیندهای سیاسی در دانشگاه باشد و نباید از راس هرم و به صورت سلسله مراتبی تحمیل و اجراء شود. پی آمد این روش
تصمیم گیری اینست که بایستی از نسخههای آماده استراتژی پرهیز کرد. استراتژی،
همانطور که مشروح افتاد، الگوهای اَعمال و تصمیمات ناشی از فرآیندهای تعاملی
گوناگون در دانشگاههاست (مینتزبرگ، 1972 و 1978؛ مینتزبرگ و واترز، 1982). از این دیدگاه، برنامه ریزی استراتژیک ایجاد
حداقل میزان انسجام در تصمیمات و اَعمال است. این بعد برنامه ریزی در دانشگاهها،
همانند بعد انعطاف پذیری، با ویژگیهای اصلی دانشگاهها نیز سازگاری دارد. با توجه
به واقعیات در دانشگاهها، یعنی پخش قدرت تصمیم گیری و نفوذ متخصصان حرفهای در
فرآیند تصمیم گیریهای گوناگون، ایجاد انسجام در تصمیم گیریها و اَعمال امری ضروری محسوب
میشود.
نتیجتاً اینکه
برای ایجاد انعطاف پذیری و انسجام درونی، برنامه ریزان در دانشگاهها بایستی در
تعامل و مشارکت جویی تخصص و مهارت کافی داشته باشند و تلاش کنند که دانش نظری را
با تجربیات شخصی بازیگران ارتباط دهند.
ه. نکات مهم در برنامه ریزی استراتژیک
در دانشگاهها
امروزه، اکثر
دانشگاهها برنامه استراتژیک خود را تدوین و طراحی کردهاند و برخی با جدیت و تلاش
اقدام به اجرای برنامهها طراحی شده کردهاند.
اگرچه دانشگاهها معمولاً جزئیات این برنامهها را منتشر نمیکنند، تجربیات
آنها از دید و تحلیل محققان و نویسندگان مدیریت مخفی نمانده است و مطالب بسیاری در
مورد عناصر، فرآیند، و چگونگی اجرای این
برنامهها در دانشگاهها نوشته شده است. لذا، در اینجا، توجه مسؤولین و
برنامه ریزان دانشگاه و مشاوران آنها را به چکیدهای از یافتههای و تجربیات موجود
جلب میکنم:
1.
برنامه ریزی استراتژیک که معمولا منجر به تغییرات فراگیر و عمیقی در سازمان
میشود، فرآیندی دشوار، طاقت فرسا و مقاومت
برانگیز است. لذا، مشارکت و همکاری افراد بانفوذ، تاثیرگذار و متخصص بسیار تعیین
کننده است. این شامل روسای دانشکدهها و
مراکز تحقیقاتی، مدیران ارشد و اساتید صاحبنظر میشود.
2. مدیران
بایستی مفهوم و فرآیند برنامه ریزی استراتژیک را درک کنند. تعدادی از افراد کلیدی
در این فرآیند ممکن است تخصص و تجربهای در برنامه ریزی نداشته باشند. ار این رو،
رییس دانشگاه بایستی علاوه بر جلب مشارکت آنان، برنامههای آموزشی در برنامه ریزی
استراتژیک را برای این افراد در دستور کار قرار دهد.
3. فرآیند
برنامه ریزی استراتژیک بایستی همزمان از بالا به پایین و از پایین به بالا باشد.
به عبارت دیگر، دانشکدهها بایستی نقش کلیدی در این فرآیند به عهده بگیرند. تغییرات
در دانشگاه فقط موقعی امکانپذیر است که دانشکدهها تغییر کنند. بنابراین، برنامه
ریزان دانشگاه بایستی تغییر را با توانمندسازی دانشکدهها آغاز کنند. این میتواند قابلیتهای و
محدودیتهای اصلی دانشگاه را آشکار سازد.
4. کمیته
اصلی برنامه ریزی استراتژیک و کمیتههای فرعی آن بایستی از بدنه تخصصی مناسبی
برخوردار باشند. وجود کارشناسان متخصص و باانگیزه که جمع آوری آمار و اطلاعات و
تحلیلهای مربوطه را قبل از تشکیل جلسات انجام و توزیع میکنند از اتلاف وقت و بحثهای
بیهوده در کمیتهها جلوگیری میکند.
5.
اعضای کمیته برنامه ریزی استراتژیک بایستی براساس تخصص، تجربه و تاثیرگذاری
انتخاب شوند. انتصابات سیاسی و فرمایشی از کیفیت سند برنامه استراتژیک تصویب شده
میکاهد. به این منظور، رییس دانشگاه ترجیحاً بایستی اعضای کمیته را پس از مشورت و
ارزیابی تاثیرگذاری هرکدام از میان افراد واجد شرایط انتخاب کند. رییس دانشگاه این
حق و وظیفه را دارد که در ارزیابی دورهای خود از عملکرد کمیته، تغییراتی را در
ترکیب و ساختار آن در راستای وظایف تعیین شده اِعمال کند.
6.
برنامه ریزی استراتژیک بایستی از اصل یکپارچگی و سیستم نگری تبعیت کند.
لذا، کمیته (برنامه ریزی استراتژیک) بایستی از دانشکدهها، مراکز تحقیقاتی و دیگر
واحدها بخواهد که سند برنامه استراتژیک واحد خود را برای یک مدت مشخص (مثلا 5 سال)
تدوین و تسلیم کمیته نمایند. به این منظور، واحدهای سازمانی ممکن است علاوه بر
گذراندن کلاسهای آموزشی مندرج در بند 2، نیاز به دانش اساتید متخصص در زمینه
برنامه ریزی استراتژیک را نیز داشته باشند. اساتید منتخب میتوانند در جلسات
واحدها شرکت کنند و یا مورد مشورت قرار گیرند.
7.
عوامل ساختاری تاثیر بسزایی در نوع برنامههای استراتژیک و نتایج حاصل
دارند. قوانین و مقررات، میزان تمرکز و استقلال، معیارهای استخدامی، نحوه کنترل
عملکرد و... از جمله عوامل مهم ساختاری محسوب میشوند. برنامه ریزان بایستی از
ماهیت و محدوده عمل وظایف خود وقوف کامل داشته باشند و در صورت نیاز زمینه تغییر
عوامل ساختاری را فراهم آورند. این در برخی مواقع مستلزم جلب موافقت مسؤولین
وزارتخانه است.
8.
برنامه ریزی استراتژیک زمان بر و هزینه بر است. لذا، توصیه میشود که از
ساختار پروژهای برای مدیریت این نوع برنامه ریزی استفاده شود. فعالیتی که در قالب
پروژه تعریف شده باشد در چارچوب چهار مؤلفه زمان، هزینه، کیفیت فنی و رضایتمندی
کارفرما یا مشتری ارزیابی میشود. این نوع ساختار عملگرا، انعطاف پذیر و نتیجه
گراست و از کارآیی بالایی برخوردار است. به همین جهت است که از ساختار پروژهای به
عنوان ساختار سازمانی قرن بیست و یکم یاد میشود.
9. مهمترین بخش برنامه ریزی استراتژیک، استراتژی
است. به عبارت دیگر، برنامه ریزی استراتژیکی که فاقد یک استراتژی مشخص باشد ارزش
چندانی ندارد. استراتژی را بایستی بتوان در یک یا دو صفحه خلاصه و تدوین کرد.
10.
در تدوین استراتژی و برنامه ریزی استراتژیک اصل
"عملی بودن" بایستی مورد تاکید و توجه باشد. برنامه ریزی استراتژیک
بایستی از آرزوها و شعارها پرهیز کند و به واقعیتها و شدنیها بپردازد. البته،
این تلاش برای تغییر را نفی نمیکند، بلکه بلند پروازی و ایجاد انتظارات غیرواقعی را
مفید تلقی نمیکند. بنابراین، بند بند سند برنامه ریزی بایستی با هدف به اجراء در
آمدن جمله بندی و به نگارش درآید.
11.
در
برنامه ریزی استراتژیک بایستی بر اثربخشی تاکید شود نه کارآیی. اثربخشی به معنای
تحقق اهداف و کارآیی به معنای استفاده بهینه از منابع تعریف میشود. برنامههایی
که از منابع بنحو احسن استفاده میکنند،
اما در جهت تحقق اهداف نیستند جایگاهی در برنامه ریزی استراتژیک ندارند. به عبارت
دیگر، دغدغه و الویت نخست استراتژیستهای دانشگاه بایستی تدوین یک برنامه استراتژیک
خوب باشد و سپس ارایه راهکارهایی برای اجرای مطلوب و کارآمد آن.
12.
برخی
از مدیران صفی از درگیر شدن در برنامه ریزی استراتژیک متنفرند، زیراکه آنها را از
انجام کارها روزمره شان باز میدارد. آنها ممکن است نه تنها کمکی به برنامه ریزیها
نکنند، بلکه با منفی بافی در دیگران ایجاد یاس و یا مانع تراشی کنند. درصورتی که
این مدیران از طریق آموزش و ارشاد اصلاح نشوند، مسؤولین دانشگاه موظفند افراد
باانگیزه و علاقمند را جایگزین آنها نمایند.
13.
در
برنامه ریزی استراتژیک بایستی بین مدیریت استراتژیک و مدیریت مشارکتی تعادل برقرار
شود. الزامات مدیریت استراتژیک حکم میکند که در میزان و نوع مشارکت کارکنان دقت
نظر شود. اگرچه توجه به نظرات و پیشنهادهای کارکنان در امور سازمان مورد توصیه
قرار گرفته است، افراط در آن موجب اختلاف نظر، شایعه پراکنی، مقاومت و کُندی در
تصمیم گیریها و انجام کارها میشود. با این وجود، نقش مدیریت دانشگاه در اطلاع
رسانی، فرهنگ سازی، زمینه سازی برای تغییر در رفتار و عملکرد و... کماکان کلیدی و
ضروری است.
14. برنامه ریزی استراتژیک را نبایستی با پیش بینی اشتباه گرفت. پیش بینی یک
آینده را نشان میدهد، در حالی که برنامه ریزی استراتژیک سازمان را برای چندین
آینده آماده میکند. یک دانشگاه بایستی حداقل سه سناریوی خوش بینانه، با احتمال
زیاد و بدبینانه را برای آینده خود ترسیم کند. هر سناریو بایستی به دقت مورد تحقیق
و مطالعه قرار گیرد و تدوین شود. ارزش واقعی مدل سناریو اینست که مدیریت را وادار
میکند که الآن بیاندیشد و بحث کند نه بعداً. سوالات "اگر اینطور شد چه باید
کرد" بایستی پرسیده شوند تا آمادگی برای رویارویی با شرایط غیر منتظره ایجاد
شود. سناریونویسی ممکن است وقت گیر و پرزحمت باشد، اما جایگاه مهمی در برنامه ریزی
دارد.
15. هزینه طرح و برنامه ریزی استراتژیک بایستی در
بودجههای سالانه در نظر گرفته شود. مسؤولین دانشگاه، بویژه بایستی پیوند روشنی
بین بودجه جاری سالانه و اولین سال برنامه ریزی استراتژیک پنج ساله ایجاد کنند.
برنامه ریزی استراتژیک هدفمند و منسجم ممکن است بتواند وزارتخانه را نیز در اعطای
کمکهای مالی به دانشگاه ترغیب کند.
16. عبارت "چیزی که اندازه گیری نمیشود
مدیریت هم نمیشود" در برنامه
ریزی استراتژیک نیز مصداق دارد. در برنامه ریزی استراتژیک عبارات کیفی بسیاری،
مثلا در تدوین اهداف کلی سازمان، به کار میرود. اما برای اینکه بتوان میزان تحقق
این اهداف را در عمل اندازه گیری کرد ضروریست که این اهداف تا حد ممکن کمّی شوند.
17. هیات امنا و مدیران با دانش و تجربه نقش تعیین
کنندهای در طرح و اجرای برنامه ریزی استراتژیک دارند. از آنجا که وظیفه اصلی هیات
امنا تعیین یک استراتژی جامع برای دانشگاه است، رییس دانشگاه بایستی مشارکت اعضای
هیات امنا را در فرآیند برنامه ریزی استراتژیک جلب کند. هیات امنا جایی است که
پیشنهادات و توصیههای رییس و مدیران اجرایی دانشگاه تصویب، رد یا اصلاح میشود.
در واقع، این مدیریت دانشگاه است که سرانجام از تعامل فعال با هیات امنا منتفع
خواهد شد.
18. هیچ سازمانی نمیتواند ادعای مدرن بودن کند، مگر
اینکه منطبق با پیشرفت و توسعه فنآوری و اطلاعات در جهان امروز از فنآوریهای جدید
برای اطلاع رسانی و تحلیل دادهها و آمارها حداکثر استفاده را بنماید. ایجاد یک
واحد مرکزی آمار و اطلاعات در دانشگاه که دادهها و آمار را از تمام واحدهای
دانشگاه در کلیه زمینهها بطور مستمر جمع آوری و تحلیل میکند از ضروریات در مدیریت
یک دانشگاه مدرن است. جمع آوری و ارسال به موقع اطلاعات جامع واحدها بایستی از
جمله وظایف کلیدی و شاخص عملکرد مدیریت واحدها محسوب گردد.
19. روش پورفالیو معمولا در تخصیص منابع در
سازمانها، از جمله دانشگاهها، مورد استفاده قرار میگیرد. اما از آنجا که تعیین
موقعیت رقابتی دانشگاهها در ساختار اقتصاد دولتی و بخش آموزش عالی تقاضا- محور کشور
ما معنایی ندارد، این روش ممکن است حداقل برای چند سال آینده در ایران کارآیی
چندانی نداشته باشد. مدلهای برنامه ریزی
سناریو و سوات در تحلیل آینده و محیط میتوانند مفیدتر و موثرتر باشند.
ضمائم
الف. مجموعه کتب و مقالات در برنامه ریزی استراتژیک
در آموزش عالی
1.
Strategic
Planning in Higher Education: A Guide for Leaders
NACUBO, 2004
2.
The
Norris, Graeme
Saxon House, 1978
3.
Peeke, Graham
SRHE & Open University, 1994
4. Departmental leadership in Higher Education
Knight, Peter T. and Paul R. Trowler
SRHE & Open University Press, 2001
5.
Bargh, Catherine, Jean Bocock, Peter Scott and D. Smith
SRHE & Open Univesity Press, 2000
6. Managing Universities and Colleges:
Guide to Good Practice
Managing Strategy
Watson, David
Open University Press, 2000
7. Corporate Strategic Management Planning in a University
Thomas Raymond
v.13, Oct. 1980, pp. 70-78
8. Management & Decision-making in Higher
Education Institutions: A Reader
Jenniskens, Ineke (ed)
Cheps, 2001
9.
Management Information & Performance
Indicators in Higher
Education: An International Issue
Filip, J. R. C. Dochy; Men S. R. Segers, Wynard H. F. W. Wignen (Eds)
Van Grocum & Comp. B. V., 1990
10.
Governmental Strategies and Innovation in Higher Education
Frans A. Van Vught
Jessica Kingsley Publishers, 1989
11.
The Use of Performance Indicators in Higher Education (3rd ed.)
Cave, Martin, Stephen Hanney, Mary Henkel and Maurice Kogan
Jessica Kingsley Publishers, 1997
12.
Strategic Planning, Marketing, Public Relations & Fund-raising in
Higher Education
Cynthia C. Ryans and William L. Shaaklin
The Scarecrow Press Inc., 1986
13. Towards Strategic Staff Development in Higher Education
Blackwell, Richard & Paul Bladmore (ed)
SRHE & Open University Press, 2003
14. The Academic Intrapreneur
Baron Perlman, James Gueths and Donald A. Holer
Praeger, 1988
15. Management Information & Performance Indicators in Higher Education:
An International Issue
Dochy, Filip, J. R. C.; Mein, S. R.
Segers; Wynard H. F. W. Wijnen (Ed.), Van Gorcum, Assen, 1990
16.
Strategic
Planning: An Increasing Priority for Colleges and Universities
John, S. Toll
Change, v. 14, May-June,1982, pp. 36-37
17. Strategic Planning in an
Independent Institution of Higher Education
Elia Irene J
18. Strategic Planning and Budgeting
for Higher Education
John, Lafayette; Devandra P. Nayyar and Richard, S. Ruch
20.
Strategic Planning for Colleges and Universities: A System Approach to Planning and /resource Allocation
John, C. Merson and R. L. Qualls
Allen Bruce
Marketing News, v. 16,
22. Strategic Planning for Higher
Education
Phil Kotter and P. E. Murphy
Journal of HE, v. 52, Sept-Oct. 1981, pp. 470-89
23.
Sources and Resources for Planning in
the
Love, A. R.
Planning for H. E., v. 11, Spring 1983, pp.29-32
24. Strategic and Financial Planning
Merson, John, C.
New Directions for Higher Education n.
42, 1983, pp.5-10
25. Strategic Planning,
Developing Large Scale Cooperative Education Program
Nielsen, R. P and R. C. Porter
Journal of Cooperative Education, Fall 1981, pp. 23-33
26. Strategic Planning for
Academic Program: A Strategy for Instructional Survival
Tack, Martha, W., Audrey Rintz and Ronald L. Russell
Planning for Higher Education, v. 12, Summer 1984, pp. 8-14
27. Reflections on the Future of Higher
Education
Van Patten, James J.
Journal of Thought, v. 16, Winter 1981, pp. 74-84
28. Adaptive University Structure
Sporn, Barbara
Jessica Kingsley Publishers Ltd, 1999
Onushkin, Victor, G.
UNESCO: International Institute for
Educatioanl Planning,
Book Series in Higher Education Published by Routledge
30. Academic and Educational Development
Edited by Ranald Macdonald and James Wisdom
Edited
by Anne Edwards and Peter Knight
Edited by Peter Knight
Edited by Helen Smith, Michael Armstrong and Sally Brown
The development of learning and teaching
Edited by Paul Ashwin
Edited by Sally Brown, Phil Race and Joanna Bull
Technology
Edited by Stephen Fallows and Rakesh Bhanot
Edited by Gina Wisker and Sally Brown
Edited
by David Baume and Peter Kahn
Steve Armstrong and Gail Thompson
Case studies in higher education
Edited by Rachel Hudson,
Edited
by Peter Kahn and David Baume
Edited by Stephen Fallows and Kemal Abmet
Edited by Jo Tait and Peter Knight
Effective management for maximum impact
Edited by Carole Baume, Paul Martin and Mantz Yorke
Edited by Sally Brown, Steve Armstrong and Gail Thompson
Edited by Peter Knight
Linking teaching with research
Edited by Alan Jenkins, Rosanna Breen and Roger Lindsay
Edited by Sally Brown and Brenda Smith
49. Teaching
International Students
Edited
by Jude Carroll and Janette Ryan
ب. کتب و دستور
العملهای راهنما در برنامه ریزی استراتژیک
ج. مقالات در برنامه ریزی استراتژیک
4. Strategic Planning: It’s
Back (Aug 26, 1996). John
A. Byrne. BusinessWeek, pp.46-52.